在项目管理器中找到要创建文章的电子刊物组，在该组（或该组所在的文件夹）上单击鼠标右键，弹出菜单后点击创建新文章，在文章内容页面中将显示默认的文章内容，如已经有文章打开，将关闭先前打开的文章，如果先前打开的文章已修改，将提示是否要保存。
文章内容页面包含数据、模板、预览三个页面。
数据：
在数据页面中按鼠标右键弹出菜单，可以添加、修改、删除文章的内容，更换文章的模板，修改文章的属性，插入或移去附件等各种功能，对应的工具条或下拉菜单中也可以找到相应的功能，如果文章内容需要排序，可以选择相应的内容（可多重选择）后点击页面工具条上的上下移动按钮进行排序。
文章属性中的文章标题是发送时的标题，用户自定义变量在文章预览时将会替换模板中相应的变量值。
在数据中可以插入文件类型的附件，方法是在数据页面按鼠标右键后弹出菜单，点击插入附件，选择要插入的文件即可，同时在页面文章中将显示所有附件名及附件的大小，文章中可以插入多个附件，要删除附件，先选择要删除的附件（可多重选择），然后在选定的附件上击鼠标右键，弹出菜单后点击移去附件即可。
分栏线的作用：
当文章的目录较多，需要进行分类时可使用分栏线，在不同类别的标题之间可以新建一个分栏线，目录的第一行一般不要放分栏线，第一个分栏线前的目录对应在模板中的变量为[#mailcontents1#]，第二个分栏线前的目录对应的在模板中的变量为[#mailcontents2#]，依次类推，参见模板制作。在两个分栏线之间如果没有目录，则预览时在相应的变量处内容为空。
目录中可以有分栏线，也可以没有，根据需要而定。
目录、分栏线的顺序可以自由调整，方法是选中要移动的目录或分栏线（可多重选择），然后按数据页面中的上移、下移工具条，直到移到合适的位置。
修改（或新建）数据的表单如下：
编辑数据应注意：
在编辑标题和编辑内容中按鼠标右键将会弹出相应的菜单。
在标题中点击弹出菜单中的粘贴时，系统可以接受多行文本，在粘贴时会自动将多行文本合并成一行。如果直接按CTRL+V进行粘贴则只能粘贴多行文本中的第一行。
替换字符串：在选定文本中进行字符串替换，被替换字符串可设为空字符串用于删除特定的字符串。
文本合并：将选定的多行文本合并成一行，合并时从第二行起行首的中（英）文空格会自动去掉。
文章的内容可以包含HTML格式的文本，但HTML文本的语法必须正确，否则将会影响到文章的整体版面效果。文章各段的内容长度有一定的限制，当超过长度时将会自动回行，当文章内容中有英文单词，且单词的长度超过表格宽度时，预览时表格的宽度将会自动加宽，浏览器浏览时也存在这种问题，因此应当避免这种情况。
内容中可以插入图片，发送时也会自动附带图片，对方能够看到所带图片。但自己在保存文章时图片不会保存到文章中，下次打开时如果该图片文件不存在，则预览时将无法显示图片。
文章模板中的图片如果是本地文件，在保存时图片将保存到文章中。
在文章内容中可以粘贴HTML文本，但粘贴后建议将文本进行合并，否则格式与复制的内容会有差异。
模板
模板页面中可以显示文章模板，单击鼠标右键弹出菜单，可查看源程序，刷新，其它功能一般不需要使用。刷新功能一般用在新建文章过程中，当模板被外部程序修改并保存后，需要在模板页面中按鼠标右键进行刷新，或者也可以重新更换模板。
预览
点击预览页面后将进入预览页面，或者直接点击菜单或工具条中的文章预览也将进入该页面，进入预览时系统会自动将数据页面的内容和模板页面的内容结合起来生成新的HTML文件并在预览页面中显示出来。通过预览页面可以检查所编辑的文章是否正确，或模板是否合适，如数据不对可进一步修改数据内容，模板不对可以修改模板。
注意，修改模板有以下几种方法：
◆使用HTML的制作工具（如DreamWeaver、FrontPage）修改后保存到指定的文件，然后在该系统的文章内容的数据页面中点击更换模板，定位到刚保存的文件，在模板页面中便会立即反映出更改的模板。
◆在数据页面中点击鼠标右键进入编辑模板，修改模板保存后回到该系统，刷新模板后即可。
◆在电子刊物组的属性中更改模板到新的HTML文件，并按确认即可，这样更改的模板不会反映到当前打开的文章，也不会影响以前的文章，它只对在该电子刊物组下新建的文章起作用。